Die Phase der Budgetierung für das Geschäftsjahr 2025 sollte im November eigentlich bereits abgeschlossen sein. Realität ist aber, dass viele auch kleinere Unternehmen ihre Jahresbudgets erst gegen Jahresende erstellen. Ein gut strukturierter Prozess und klare Planung erleichtern die Budgetierung massiv. Jährliche Vergleiche bieten zudem wichtige zusätzliche Erkenntnisse zur Entwicklung des Umsatzes oder lässt Trends wie steigende Einkaufspreise frühzeitig erkennen.
Budgetierungsprozess und -planung
Der optimale Zeitpunkt, um mit dem Budget für das Folgejahr zu beginnen, hängt einerseits von der Grösse des Unternehmens ab, andererseits aber auch von der Branche. Pauschal lässt sich sagen, dass im September die klassische Budgetierungsphase beginnt. Gleichzeitig liegt im Oktober der 3. Quartalsabschluss vor. Somit lässt sich ein verlässliches Forecasting für das 4. Quartal und somit das gesamte laufende Geschäftsjahr treffen, aber auch bereits erste Trends fürs neue Jahr ableiten. Damit das neue Jahresbudget spätestens auf die letzte Verwaltungsratssitzung traktandiert werden kann, sollte dieses im November stehen. Bei einem grösseren Unternehmen oder einem mit langfristigen Planungshorizont (bspw. im Einkauf) sollte bereits im Sommer mit der Budgetierung begonnen werden.
Damit der Budgetierungsprozess nicht in Engpässe gerät und alle Abteilungen pünktlich ihre Teilbudgets und KPI’s liefern können, ist ein sorgfältiger Prozess mit Meilensteinen und einer Struktur mit klaren Aufgaben unabdingbar. Die Teilpläne einer Budgetierung lassen sich in etwa wie folgt zusammenfassen:
Unterschiedliche Faktoren für Fertigungs- und Dienstleistungsunternehmen
Wie zuvor erwähnt, ist die Branche und das Geschäftsmodell ein wichtiger Aspekt, um sowohl auf der Ertrags- wie auch auf der Aufwandsseite korrekte Budgetpositionen zu bestimmen. Erfolgt der Umsatz via abrechenbare Stunden oder mit dem Verkauf von Produkten? Ist der Umsatz planbar oder kann dieser, wie im typischen Projektmanagement, nur für die kommenden 3 bis 6 Monate geschätzt werden? Entsprechend lohnt sich auch mit Szenarien zu operieren und allfällige Massnahmen in der Hinterhand zu halten, sollte der Umsatz einbrechen oder rapide steigen.
Auf der Aufwandsseite sind für Dienstleistungsunternehmen fast immer Löhne resp. die Auslastung der Personalkapazitäten und Aufwände in der Informatik die wichtigsten Budgetpositionen. Für Gewerbler, Industrieunternehmen oder in der Lebensmittelproduktion sind steigende Einkaufs- und Fertigungskosten relevant zum Beispiel sind die Energiepreise oder die Inflation – wie dies in den vergangenen Jahren zu beobachten war – massgebende externe Einflussfaktoren, welche es mitzuberücksichtigen gilt.
Forecastings, Controlling und Jahresvergleiche
Aufgrund der immer höheren Anforderungen an die Agilität von Unternehmen müssen auch interne Prozesse wie die Budgetierung und das Controlling an die operativen Realitäten angepasst werden. Entsprechend lohnt sich die Einführung respektive der Umstieg von einer statischen Budgetplanung hin zu einer rollenden Budgetierung. Entsprechend versteht sich die Budgetierung weniger als eine jährliche und einmalige Aufgabe, als vielmehr als ein stetiger Prozess. Eine Überprüfung alle 3 Monate oder sogar monatlich ermöglicht es rasche Reaktionen im operativen Geschäft zu implementieren und verringert das Risiko von bösen Überraschungen beim Jahresabschluss.
Wird dieser Prozess über mehrere Jahre verfolgt und die Struktur bleibt einheitlich, so können direkte und aussagekräftige Jahresvergleiche und Forecastings erstellt werden. Besonders für Unternehmen mit wenig Planungssicherheiten oder einem stark saisonalen Geschäft sind solche Jahresvergleiche wertvoll. Entsprechend lässt sich eine bessere Ressourcenplanung beispielsweise hinsichtlich Personalkapazitäten erstellen. Alle wichtigen Daten, zusammengefasst in einem übersichtlichen Dashboard, erlaubt zudem die rasche Information in Geschäftsleitung oder Verwaltungsrat.
Budgetierungsprozesse sind komplex, können aber bei optimaler Umsetzung wichtige Erkenntnisse aufzeigen, die Forecastings ermöglichen zudem agiles Handeln. Bei Experfina verfügen wir über langjährige Erfahrungen bei der Budgetierung in unterschiedlichsten Branchen und Unternehmensgrössen. Kontaktieren Sie uns für eine externe Begleitung oder bei Bedarf für ein umfassenderes Mandat.
