Die korrekte Deklaration der Mehrwertsteuer ist insbesondere für kleinere Unternehmen eine Herausforderung. Bei Verstössen drohen Nachforderungen und Verzugszinsen, bei Vorsatz sogar Strafen. Erfahren Sie hier, wie Sie mit wenigen einfachen Massnahmen den Überblick behalten.
In der Regel ist die Mehrwertsteuerdeklaration einmal pro Quartal einzureichen. Auch wenn die Einreichung selbst dank des bequemen Online-Tools nun relativ einfach in digitaler Form geschieht, bestehen bei der Ausfertigung nach wie vor einige potenzielle Hürden, die es für mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen zu meistern gilt.
Häufig bergen Differenzen in der Deklaration des Umsatzes bzw. die korrekte Abgrenzung von steuerbaren, steuerbefreiten und ausgenommenen Umsätzen sowie Nicht-Entgelten das grösste Fehler- und Konfliktpotenzial. Mittels regelmässiger und gut dokumentierter Umsatzabstimmungen kann dies jedoch verhindert werden. Die Umsatzabstimmung muss aufzeigen, wie die Deklarationen der einzelnen Steuerperioden mit dem Umsatz gemäss Erfolgsrechnung in Übereinstimmung gebracht wird. Sie dient der Kontrolle, ob sämtliche MWST-relevanten Geschäftsvorfälle des Unternehmens erfasst und versteuert wurden. Relevante Geschäftsvorfälle sind in diesem Fall Umsätze aus Lieferung und Leistung, die vom Unternehmen erbracht wurden. Hier ist zudem Vorsicht geboten: Erträge wie z. B. Subventionen, Finanz- und Dividendenerträge, Schadenersatzzahlungen, verkaufte Gutscheine und weitere unterliegen beispielsweise nicht der Mehrwertsteuer und sind für die Umsatzabstimmung irrelevant. Wir empfehlen, die Umsatzabstimmung periodisch mit der Abrechnung vorzunehmen.
Auch beim Bezug von Dienstleistungen aus dem Ausland ist Vorsicht geboten: Obschon ausländische Kreditorenrechnungen normalerweise keine Mehrwertsteuer ausweisen, müssen sie in der Schweizer MWST-Abrechnung berücksichtigt werden. Es handelt sich dabei um sogenannten Dienstleistungsbezug aus dem Ausland. Dabei wird sowohl eine Vorsteuer als auch eine Umsatzsteuer abgerechnet. Im Normalfall ist dies ein Nullsummenspiel. Besteht jedoch bei einem MWST-pflichtigen Unternehmen eine Vorsteuerkürzung, so reduziert sich der rückforderbare Anteil entsprechend.
Achten Sie ferner darauf, Kundenrechnungen korrekt zu erstellen, Lieferantenrechnungen aufmerksam auf die formelle Richtigkeit hin zu prüfen und allfällige Vorsteuerberechtigungen vorzunehmen und zu deklarieren. Stellen Sie sicher, dass immer sämtliche relevanten Angaben ausgewiesen sind – insbesondere bei grenzüberschreitenden Leistungen. Zu beachten ist, dass bei einem MWST-freien Waren- oder Dienstleistungsexport die entsprechenden Nachweise (z. B. Exportdokumente) vorliegen müssen. In diesen Fällen ist es gegebenenfalls empfehlenswert, eine Person mit vertiefter MWST-Expertise beizuziehen. Experfina bietet auch Fiskalvertretungen für ausländische Firmen an, die aufgrund ihrer geschäftlichen Tätigkeiten in der Schweiz mehrwertsteuerpflichtig werden.
In Hinblick auf die MWST-Abrechnung gibt es bei der Wahl der Buchhaltungssoftware ein paar Punkte zu beachten: Sie sollte die Möglichkeit bieten, Geschäftsperioden abzuschliessen, um zu verhindern, dass nach einer MWST-Abrechnung Sachverhalte in eine abgerechnete Periode verbucht werden können. Weiter soll das Programm auch eine Auswertung pro Konto ermöglichen. Mit der Kombination dieser hilfreichen Tools reduziert sich der Aufwand für die Umsatzabstimmung erheblich und man vermeidet Fehler bei der Verbuchung.
Abschliessend empfehlen wir, generell sämtliche Fristen einzuhalten, um einen Verzugszins zu vermeiden. Unvollständige und falsche Deklarationen führen dazu, dass Sie zu viel oder zu wenig an die Steuerbehörde überweisen – entweder Sie verlieren so Geld oder Sie riskieren Nachforderungen, Verzugszinsen oder, im schlimmsten Fall, sogar eine Busse. Beide Fälle sind unangenehm und sind auf jeden Fall zu vermeiden. Mit einer sauberen MWST-Deklaration sparen sich von Anfang an einen erheblichen Mehraufwand.
Bei Fragen zur Mehrwertsteuer bzw. dem Abrechnungsverfahren stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
24. Juni 2022
