Spesenabrechnungen können zum echten Zeitfresser mutieren und bei unsachgemässer Deklaration zu Problemen führen. Dabei können die Steuerverwaltungen individuelle Spesenreglementen genehmigen, sofern sie gewisse Richtlinien einhalten. Dies kann zudem die Handhabung vereinfachen und die Administration reduzieren.
Der Grundgedanke von Spesen
Der Grundgedanke gemäss dem Schweizer Gesetzgeber ist simpel: Der Arbeitgebende muss alle Aufwendungen einem Arbeitnehmenden ersetzen, welche diesem im Zusammenhang mit seiner Arbeit entstanden sind. Spesen werden für gewöhnlich als steuerfreier Auslagenersatz zurückerstattet. Die gesetzliche Grundlage rund um Auslagenersatz respektive Spesen wird in der Schweiz im Obligationenrecht in Artikel 327ff geregelt.
Die Schweiz kennt zwei Typen von Spesen, die sogenannten Pauschalspesen und die effektiven Spesen. Wie die Namen schon verraten, werden die Pauschalspesen mit einer Pauschale abgegolten, während effektive Spesen auf den tatsächlich angefallenen Aufwendungen abgerechnet werden. Die Vergütung erfolgt dabei basierend auf Quittungen oder Rechnungen für die entsprechenden Auslagen. Eine Ausnahme ist das Kilometergeld für die Nutzung des Privatfahrzeugs.
Wie hoch dürfen Spesen eigentlich ausfallen?
Bei Pauschalspesen richtet man sich grundsätzlich am Musterreglement gemäss der SSK (Schweizerische Steuerkonferenz). Diese sieht aktuell für leitende Angestellte Pauschalspesen rund 3 bis 5 Prozent des Bruttolohns vor, jedoch mit einem Maximum von CHF 24’000.00 pro Jahr. Unabhängig davon, ob effektiv oder pauschal abgerechnet wird, gibt es drei Positionen, die immer als Pauschale abgerechnet werden können.
- Hauptmahlzeit (Mittag- oder Abendessen) von max. CHF 30.00
- Autospesen (Privatauto) von max. CHF 0.70 pro Kilometer
- Kleinspesen in Form einer Tagespauschale von CHF 20.00
Welcher Nutzen hat ein Spesenreglement
In der Praxis können Höhe und Arten der Spesen je nach Branche, Position oder Tätigkeitsbereich variieren. Viele Unternehmen definieren in ihrem Personal- resp. dem Spesenreglement eigene Richtlinien, die von den gesetzlichen Pauschalen abweichen können. Ein Spesenreglement ist auch ein wichtiges Instrument, um eine kostenbewusste und einheitliche Regelung im Umgang mit Auslagen für ein Unternehmen zu definieren Es verhindert zudem mögliche Unklarheiten in Bezug auf die Erstattung von Auslagen wie beispielsweise bei der Klassen-Wahl bei Zug und Flugreisen oder der Qualitätsstandard von Hotels.
Der beliebteste «Fringe Benefit» – Privatauto für geschäftliche Nutzung oder Geschäftsauto für private Zwecke
Doch die mit Abstand meisten Fragezeichen werfen Spesen rund um die Nutzung des privaten Autos für geschäftliche Zwecke auf. Aufgrund der Tatsache, dass Fahrspesen grundsätzlich steuerfrei sind, können hohe Fahrleistungen für Geschäftsreisen je nach dem interessant sein. Es überrascht deshalb kaum, dass die am häufigsten verwendete Pauschale die Kilometerpauschale ist und auch nicht, dass gemäss einer Analyse von SAP Schweiz rund 38 Prozent bei der Kilometeranzahl aufrunden. Doch was gilt eigentlich genau rund um das Auto – privat oder geschäftlich?
Die private Nutzung des Geschäftsautos
Eine private Nutzung von Geschäftsvermögen wie beispielsweise ein Geschäftsauto muss buchhalterisch wie auch steuerlich korrekt abgebildet werden. Die Kosten für Anschaffung und Betrieb müssen entsprechend auf die zwei Nutzungsarten verteilt werden. Betreffend dem Privatanteil gilt, dass dem Arbeitnehmer pro Monat 0.9 Prozent des Kaufpreises ohne Mehrwertsteuer, aber mindestens CHF 150.00 als steuerpflichtigen Lohn aufgerechnet werden.
Die geschäftliche Nutzung des Privatautos
Die Kilometerpauschale, die Sie für die geschäftliche Nutzung des Privatautos geltend machen können, beläuft sich auf CHF 0.70 pro Kilometer und deckt sämtliche Kosten wie Treibstoff, Reparaturen und Versicherung pauschal ab. Eine weitere Kostenbeteiligung des Unternehmens ist weder vorgesehen noch erlaubt. Der tägliche Arbeitsweg gilt immer als private Strecke und kann nicht als Spesenaufwand deklariert werden. Wenn Sie aber beispielsweise vom Home-Office oder Wohnsitz direkt zu einem Kunden oder von diesem direkt, ohne Zwischenstopp im Büro und dann nach Hause fahren, so kann diese Strecke als Spesen geltend machen, da die Fahrt als Arbeitszeit gilt. Es empfiehlt sich bei regelmässigen Fahrten ein Fahrtenbuch mit einer klaren Trennung von privaten und geschäftlichen Strecken zu führen. Heute existieren hierfür auch digitale Lösungen mit direkter Anbindung ins Spesenmanagement.
Grundsätzlich setzt der Gesetzgeber bei der Nutzung des privaten Autos voraus, dass eine wesentliche Kosten- oder Zeitersparnis gegenüber der Nutzung des öffentlichen Verkehrs erreicht werden kann oder der Einsatz des Autos aus repräsentativen Gründen nötig war. Wenn Sie selbständig sind und das Privatauto zu mehr als der Hälfte für das Unternehmen nutzen, sollte das Auto bereits beim Erwerb zwingend dem Geschäftsvermögen der Einzelfirma zugeordnet werden.
Für Privatautos gilt: Quittungen wie Tankquittungen, Kosten für Service, Steuern, Versicherungen, usw. dürfen nicht als Geschäftsaufwand gebucht werden, da dies eindeutig private Aufwände sind.
Genehmigte Spesenreglemente und digitale Prozesse vereinfachen
Ein von der kantonalen Steuerverwaltung bewilligtes Spesenreglement ist in vielerlei Hinsicht sowohl für das Unternehmen wie auch die Mitarbeitende von Vorteil. Wir empfehlen ein Spesenreglement nach dem Musterreglement der Schweizerischen Steuerkonferenz zu gestalten. Die Genehmigung durch den Sitzkanton umfasst dann sowohl die Festsetzung der effektiven als auch der pauschalen Spesenvergütungen. Zur Vereinfachung der Spesenabrechnungen finden Sie auch in vielen Buchhaltungsprogrammen digitale Lösungen.
Sie überlegen sich ein Spesenreglement bei der Steuerverwaltung zu beantragen oder überhaupt ein Spesenreglement für Ihr Unternehmen einzuführen? Bei Experfina stehen wir Ihnen umfassend zu Fragen rund um Spesen und deren Verbuchung zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns für ein Erstgespräch.
