Zeit ist Geld, und Unternehmen müssen ihre Ressourcen optimal einsetzen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Im Bereich der Arbeitszeiterfassung bestehen zahlreiche pragmatische, digitale Lösungen, die nicht nur für HR-Prozesse ein Schritt in Richtung Digitalisierung, Effizienzsteigerung und Flexibilität bedeuten.
Excel-Tabellen oder die Zeiterfassung von Hand waren vorgestern. Für die gesetzeskonforme Erfassung und Berechnung der Arbeits- und Leistungszeit, gibt es heute etliche digitale Möglichkeiten. Gesamtlösungen mit integrierten Tools, die neben der Arbeitszeit beispielsweise auch die Personaleinsatzplanung oder Lohnbuchhaltung beinhalten, werden immer beliebter. Durch Schnittstellen-Lösungen können Unternehmen ihre Abläufe optimieren, sind nicht von Drittsystemen abhängig und sparen wertvolle Ressourcen. Wer für die Personaldatenverwaltung ein Tool, das Kassensystem ein weiteres und die persönliche Zeiterfassung ein drittes verwendet, verliert Zeit und bezahlt doppelt und dreifach.
Die verschiedenen Branchen stellen spezifische Anforderungen, darunter auch an die Zeit- und Leistungserfassung. Zum Beispiel sind Dienstleister wie Anwaltskanzleien, Unternehmensberater oder Treuhänder darauf angewiesen, die Arbeitszeit nach Projekt oder Mandat zu erfassen, damit die Abrechnung korrekt durchgeführt werden kann. Für diese Unternehmen ist es entscheidend, eine Softwarelösung mit integrierter Leistungserfassung zu wählen. Weiter bestehen unterschiedliche Arbeitszeitenmodelle. So stellt für Handwerker beispielsweise die mobile Erfassung von Arbeitszeit, Absenzen und mehr via Applikation auf dem Smartphone oder Tablet von unterwegs eine effiziente Lösung dar.
In der Schweiz gibt es zahlreiche grosse sowie kleine Anbieter von Branchenlösungen, die auf spezifische Bedürfnisse zugeschnitten sind. Sie bieten integrierte Funktionen wie Projektmanagement oder Online-Abwicklung von Mitarbeitergesprächen und unterstützen Unternehmen dabei, ihre internen Arbeitsprozesse zu optimieren. Ausserdem kann je nach Systemlösung den Mitarbeitenden mehr oder weniger Eigenverantwortung übertragen werden. Die Liste der Anforderungen und Möglichkeiten ist lang. Doch eines teilen die vielen Angebote auf dem Markt: die Digitalität. Und dies bietet zahlreiche Vorteile:
Effizienzsteigerung
Durch den Einsatz digitaler Zeit- und Leistungserfassungssysteme können Unternehmen ihre Verwaltungsprozesse, aber auch das HR-Controlling, automatisieren und optimieren, was zu einer erheblichen Steigerung der Effizienz führt.
Genauigkeit
Digitale Erfassungssysteme reduzieren menschliche Fehler, machen auf Fehler aufmerksam und gewährleisten eine präzise Datenerfassung, was wiederum zu einer verbesserten Genauigkeit bei der Abrechnung und Berichterstattung führt. Sie können Unternehmen dabei unterstützen, gesetzliche Vorschriften einzuhalten und Compliance-Risiken zu minimieren.
Flexibilität
Unterschiedliche Standorte, Sprachen oder parallel verlaufende Projekte stellen keine Herausforderung dar. Die meisten digitalen Systemlösungen können – ohne grosse Zusatzkosten zu generieren – nach individuellen Bedürfnissen zugeschnitten werden. Zum Beispiel kann bei den Zugriffsrechten angesetzt werden, die entsprechend vergeben oder verwehrt werden können.
Übersicht
Unternehmen können ihre Arbeitszeit und Leistung in Echtzeit überwachen, was es ihnen ermöglicht, schnell auf Veränderungen zu reagieren und ihre Ressourcen optimal zu nutzen. Weiter erleichtert die geschaffene Übersicht den Umgang mit beispielsweise Freien Mitarbeitenden, Teilzeitarbeit oder Überzeit und lassen fundiertere strategische Entscheidungen zu.
